会展

 

                                                                                                                            整理  嘉煌

       会展是会议和展览的总称。其概念内涵是指在一定地域空间，许多人聚集在一起形成的定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动，其概念的外延包括各种类型的博览会、展销活动、大中小型会议、文化活动、节庆活动等。 狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和各类产业/行业相关展览的统称。会展业是一个新兴的服务行业，影响面广，关联度高，是最具发展潜力的行业之一，已成为中国新的经济增长点。

会展经济就是指通过举办各种形式的会议和展览、展销，带来直接或间接经济效益和社会效益的一种经济现象和经济行为。会展经济可分为：“政府推动型”（如德国和新加坡）、“市场主导型”（如法国、瑞士和香港）、“协会推动型”（如加拿大和澳大利亚）、“政府市场结合型”（如美国）四大模式。

会展经济是市场经济发展到一定阶段的产物，是与市场经济对信息交流和商品展示的内在要求相适应的。世界上第一个样品展会是1895年在德国莱比锡举办的莱比锡样品展览会，至今已经有了一百多年的历史。随着社会的发展和科技的进步，会展业也在不断进行调整和变化。会展业在世界各国的发展还很不平衡，而以欧洲会展经济的整体实力最强，规模最大，其中德国、意大利、法国、英国等都是世界级的会展业大国。

会展经济的作用

会展经济的作用主要体现在三个方面。

一、带动相关产业的发展

会展经济不仅本身能够创造巨大的经济效益，而且还可以带动交通、旅游、餐饮、住宿、通信、广告等相关产业的发展。据专家测算，国际上展览业的产业带动系数大约为1：9，即展览场馆的收入如果是1，相关的产业收入则为9。

二、成为企业开展营销活动的良好场所

在市场竞争日益激烈的情况下，企业都想寻找机会搜集市场信息、促进产品销售，而参加会展无疑是一个契机。一方面，企业通过参加会议和展览，可以及时、准确、低成本地获取各种有效的信息。然后，根据这些信息，实施恰当的市场营销组合策略。另一方面，企业在展览会上通过产品尤其是新产品展示，可以诱导甚至创造消费者的需求。

三、促进城市的发展

会展经济能够促进城市的发展，提高城市的知名度和美誉度，不少城市因节而兴，因会而旺。在某种程度上可以说，办展数量和规模是衡量城市国际化程度的重要标志。像巴黎，一年重要的国际会展多达300多个，享有“国际会议之都”的美誉。而德国的汉诺威通过举办世界博览会，缩短了不同文化之间的距离，改善了德国的国际形象。我国的大连原本是一个以重工业为主的城市，自20世纪80年代末以来，该市通过举办“大连服装节”，不仅使大连成了一个享誉全球的城市，而且还促使其建成了一大批具有国际水准的基础设施，使大连成为东北亚国际会展中心城市；昆明为了举办1999年世界园艺博览会，投资了216亿多元，建成了218公顷的场馆群等设施，使昆明的城市建设至少加快了10年；珠海原来只是毗邻澳门的一个小镇，1996年以来它成功地举办了十届中国国际航空航天博览会后，珠海的名宇在中国乃至世界更加响亮了。

德国会展业

德国会展业发展较早，发展速度较快，在世界上处于领先地位。德国被誉为世界展览王国。德国会展业的突出特点是专业性、国际性的展览会数量最多、规模最大，效益好，实力强。德国最重要的会展城市主要有：汉诺威、法兰克福、慕尼黑、科隆、莱比锡、汉堡、柏林、纽伦堡、杜塞尔多夫和斯图加特等。在汉诺威举办的国际工业博览会、国际卡车展，在法兰克福举办的国际汽车展、国际书展、消费品展、家纺展，在科隆举办的国际五金展、国际食品展、国际家具展、国际自行车展、摄影器材展、体育及园艺展，在杜塞尔多夫举办的国际时装展、国际印刷工业展、国际鞋展，在慕尼黑举办的国际建筑机械展、国际手工业博览会、国际体育用品展，在柏林举办的国际观光旅游展、农业及园艺展、广播电视展及国际航空航天展，在莱比锡举办的图书博览会等，不仅成为国际参展商的追求，也成为世界各国了解德国城市的最好媒介，这些城市也因其会展而在国内外有较高知名度。在国际性贸易展览会方面，德国是第一号的世界会展强国，世界著名的国际性、专业性贸易展览会中，约有2/3都在德国举办。按营业额排序，世界十大知名展览公司中，有六个是德国的。每年德国举办的国际性贸易展览会约有130多个，参展商17万家，其中有将近一半的参展商（约为48%）来自国外。世界上最重要的150个专业展览会中有近120个都在此举行。在展览设施方面，德国也称得上是头号世界会展强国。德国现拥有23个大型展览中心，其中超过10万平方米的展览中心就有8个。2011年，德国展览总面积近340万平方米，世界最大的五个展览中心中，有三个在德国，即汉诺威展览中心、法兰克福展览中心和科隆展览中心。在世界上营业额最大的10家会展公司中，德国就有6家。

中国会展业

在我国，会展经济起步较晚，只是改革开放之后才逐步发展起来。此前，办会纯粹是官方行为，政府牵头，政府掏钱，政府安排，谈不上投资回报率，也没有把它作为一种市场经济活动。改革开放20多年来，中国会展业在各城市迅速发展起来，尤以北京、上海、广州、大连、成都五大会展城市最为活跃，形成了“环渤海、长三角、珠三角、东北、中西部”五个会展经济产业带。环渤海会展经济带——以北京为中心，以天津、廊坊等城市为重点，其会展业发展早、规模大、数量多，专业化、国际化程度高，门类齐全，知名品牌展会集中，辐射广。长三角会展经济带——以上海为中心，以南京、杭州、宁波、苏州等城市为依托的会展产业带已经形成。该产业带起点高、政府支持力度大、规划布局合理、贸易色彩浓厚，受区位优势、产业结构影响大，发展潜力巨大。珠三角会展经济带——以广州为中心，以广交会为助推器，以深圳、珠海、厦门、东莞等会展城市群，形成了国际化和现代化程度高、会展产业结构特色突出、会展地域及产业分布密集的会展经济带。东北会展经济带——以大连为中心，以沈阳、长春等城市为重点的会展经济带，依托东北工业基地的产业优势及东北亚的区位优势，形成了长春的汽博会、沈阳的制博会、大连的服装展等品牌展会。中西部会展经济带——以成都为中心，以重庆、西安等城市为重点的会展经济带，通过不断发展，现已形成了成都的西部国际博览会、重庆的高交会、西安的东西部洽谈会等品牌展会。

三大航空展

巴黎航空展

巴黎航展的正式名称为“巴黎—布尔歇国际航空航天展览会”，是世界上规模最大，最负盛名的国际航空航天展览会。巴黎航展的组织者是法国航空航天工业协会( 1985年第36届航展以前称为法国航空工业企业联合会)，两年举办一次，在单数年的初夏举行，展览会场设在巴黎东北的布尔歇机场。第一届航展于1909年9月25日开幕，随后每年举行一次。在第一次和第二次世界大战期间，巴黎航展被迫中断，但由于战争促使了航空工业的高速发展，战后航展迅速恢复了举办。巴黎航展于1919年第6届以后改为每两年一次，是世界上历史最悠久的航空航天盛会，至今已举办50届。

范堡罗航空展

英国范堡罗航空展的全称是“范堡罗国际航空航天展览会”，每两年举办一次，是规模和知名度仅次于巴黎航展的世界第二大航展活动，由英国航空航天公司协会组织，展览会场是伦敦西南小镇范堡罗。1920年，英国开始举行一系列被称为航空“庆典”的活动，人们在庆典上进行飞行表演。1948年，航展活动移到范堡罗举行，以后每年举行一次，1962年后航展每两年一次。

新加坡航空展

新加坡航空展是由亚洲航空航天展览公司组织、里德展览公司管理的亚洲国际航空航天展览会。1981年，首届新加坡航展在新加坡的巴耶利巴举行。1984年第二届新加坡航展迁至樟宜机场樟宜展览中心，以后的新加坡航展都安排在每逢双数年的春节前后。目前新加坡航展已成为继巴黎航展和范堡罗航展后的世界第三大航展，并于1988年第四届航展开始增加了飞行表演节目。

四大时装展

即四大时装周：纽约伦敦巴黎米兰。四大时装周每年一届，分为秋冬时装周（2、3月）和春夏时装周（9、10月上旬）两个部分，每次在大约一个月的时间内相继举办300余场时装发布会。具体时间不一定，但都在这个时段内发布。

纽约时装周

特点：实用商业、自然

时装秀场次：130场左右

纽约时装周是四大时装周中开幕最早的时装周，在时装界有着至高无上的地位。商界名流、政要、名设计师、名牌、名模、好莱坞明星和美轮美奂的霓衫羽衣共同交织出一场时尚盛会。美国文化无处不在，自由、闲适、缤纷的都会风情毫不吝啬地笼罩着美国时尚。没有优雅和高贵的装束，美国人就以他们最本质的实用性，美国人就以他们最本质的实用性，进行着最成功的商业交易。主要时装品牌有：Bill  Blass、Anna   sui、Ralph  Lauren、Lacoste等。

伦敦时装周

特点：前卫、尖锐

时装秀场次：50场左右

伦敦的时尚风格永远是最酷最前卫的，它以另类的服装设计概念和奇异的展出形式而闻名，一些“奇装异服”以别出心裁的方式呈献出来，给出席者带来惊喜。主要时装品牌有：Gareth   Pugh、Jonathan  Saunders、Christopher   Kane等。

巴黎时装周

特点：奢华

时装秀场次：60-100场

在巴黎，时装是一门可以与绘画、雕塑和建筑相提并论的艺术。设计师们天马行空的想像力在这里得以施展，瑰丽奢华的T台把时尚诠释得淋漓尽致。巴黎被誉为“服装中心的中心”。国际上公认的顶级服装品牌设计和营销总部大部分都设在巴黎。从这里发出的信息是国际流行趋势的风向标，不但引领法国纺织服装产业的走向，而且引领国际时装的风潮。主要时装品牌有：Chanel、Christian   dior、Hermes、Louis   Vuitton等。

米兰时装周

特点：精致高贵

时装秀场次：95场左右

米兰是意大利一座有着悠久历史的文化名城，曾经是意大利最大的城市。米兰是世界时装业的中心之一，其时装享誉全球。具有顶级风范和王者态度的米兰时装周高贵华丽，名流云集。米兰时装周是贵族时尚的聚集地，这里的时尚也有着名贵血统。主要时装品牌有：Prada、Versace、Dolce&Gabbana、Emporio   Armani、Gucci等。 

四大机床展

中国国际机床展览会（CIMT）

由中国机床工具工业协会主办。从1989年起每两年（逢单年）一次，迄今为止成功举办了13届。CIMT的展会规模一直居中国各类国际专业工业展览会之首，已成为国际先进制造技术交流与贸易的重要场所，成为我国机械制造技术进步和工业发展的推动力量。CIMT展会是当今国际机床名展中商贸活动最为活跃的展会，是拥有丰富内涵的高品位展会。
    美国芝加哥国际制造技术展览会（IMTS）
    由美国机协制造商协会主办的大型国际专业性展览会。第二次世界大战前(约1942年)举办了第一届美国芝加哥国际制造技术展览会，以后每逢双年在芝加哥展览中心举办一届，已成功举办30多届。

欧洲国际机床展览会（EMO）

1950年欧洲12个国家的机床协会联合组建了欧洲机床工业合作委员会(CECIMO)。从1951年起，举办欧洲国际机床展(EMO)。自1957年展会向世界开放。EMO每隔两年(逢单年)在法国巴黎、德国汉诺威、意大利米兰三个城市轮流举办。该委员会作出严格规定，在举办欧洲国际机床展年内，任何欧洲国家不允许再举办类似的国际性机床展览会，各国必须严格遵守这一规定。1999年后法国不再举办。现只在德国和意大利举办。

日本国际机床展览会（JIMTOF）

1962年举办了第一届日本国际机床展览会，以后每两年（逢双年）一次，轮流在东京、大阪举办。

五大汽车展

法兰克福车展

德国是最早举办国际车展的国家。法兰克福车展创办于1897年，是世界最大车展，有世界汽车工业“奥运会”之称。每两年举行一次，时间通常在9月中旬。展示的产品除轿车、跑车、商用车外，像特种车、改装车、运输车以及汽车的零部件、百货等也在展出之列。

巴黎车展

法国巴黎车展与法兰克福车展交错，每两年组织一次，时间在9、10月间。展场在巴黎市区共有8个馆，分别展出小客车、商用车、特种车、古董车以及汽车零配件、百货等，甚至包括捷运系统的电车。

日内瓦车展

这是欧洲每年度都举办的大型车展。车展始于1942年，除第二次世界大战期间暂停7年，其它年份均照常展出。展览在面积7万多平方米的室内举行，规模虽然不大，却是豪华车高性能整车厂家的必争之地。

北美车展

北美车展创办于1907年，最初叫“底特律车展”。是世界最早的汽车展览之一，1989 年更名为“北美国际汽车展”。近年来，概念车在北美车展上所占的比例越来越高。展览面积约8万平方米左右，会议室、会谈室近百个。车展每年为底特律带来了可观的经济收益，年平均在4亿美元以上。

东京车展

东京车展创办于上世纪40年代，每年10月底举行，单数年为轿车展，双数年为商用车展。历来是日本本土生产的各种千姿百态的小型汽车唱主角的舞台。展馆位于东京附近的千叶县幕张展览中心，是目前世界最新、条件最好的展示中心。展出的展品主要有整车、零部件及百货等。

六大印刷展

Drupa——德国德鲁巴印刷展

Drupa是德文Druck(印刷)和Papier(纸张)的连写，是“国际印刷和纸张博览会”的代名词。杜塞尔多夫德鲁巴展览会从1951年开始举办，每四年或五年举办一届，地点是德国杜塞尔多夫。该展览会一直以来都是印艺工业全球第一大展览会，被业内人士称作“印刷人的盛典”。

Print——美国芝加哥印刷展

Print由美国实用美术展览公司主办，（美国）全国印刷领导协会（NAPL）、印刷出版和纸品加工技术供应商协会（NPES）、美国印刷行业公司（PLA）协办。这是美国及西半球举办的最大的国际印刷展览会，也是国际上公认的六大综合性、国际性的印刷展览会之一。美国国际印刷展（Print）四年一届。

Print会展设在芝加哥的麦考密克展览中心（McCormickPlace）。这是美国最大的展览馆。它紧邻繁华市区，背依秀丽的密歇根湖。站在会展东侧的平台上就可欣赏湖光景色。蓝天、绿水、白帆、海鸥、浪花可尽收眼中。高速公路、地铁可直达广场。

IPEX——英国伯明翰印刷展

IPEX由英国最大的展览商IIRPICON（英国印刷、出版、纸制品加工及包装业供货商协会）和IIR展览公司合力举办。IPEX展览会每4年举办一次，举办地位于英国首府伯明翰国家展览中心。它是一个区域性很强的展会，也是欧洲印刷业著名展会中引导印刷潮流的一个“风向标”。

IGAS——日本东京印刷展

IGAS国际印刷技术及器材展览会由JGASC（日本印刷供应者委员会）组织，从1999年开始每四年举办一次（此前为每两年一次），IGAS是国际六大展会之一，其目的是预测未来的印刷发展技术及辨析印刷及纸制品加工技术的发展趋势。另外，IGAS还是印艺界人士的互相交流的一个重要场所。

Converflex／Grafitalia——意大利米兰印刷展 

Converflex／Grafitalia是意大利国际造纸工业、纸类制品加工及包装印刷及包装材料展览会，意大利印前、印刷出版及电子编印机械材料展览会的联展，由意大利专业展览服务中心(Centrexpo)股份有限公司主办。Centrexpo是意大利包装印刷、造纸和纸加工机械制造商协会(ACIMGA)早在1980年就成立的专业展览机构。

CHINA PRINT——北京印刷展

CHINA PRINT由中国印刷及设备器材工业协会和中国国际展览中心集团公司主办，自1984年经国务院批准，每四年一届CHINA PRINT展览会。北京国际印刷技术展览会是国际博览会联盟（UFI）盟员，是我国第一个加入国际博览会联盟的展览会，也是世界六大印刷展览会之一。

中国进出口商品交易会（广交会）

中国进出口商品交易会即广州交易会，简称广交会，英文名为Canton fair。创办于1957年春季，每年春秋两季在广州举办，距2014年已有五十七年历史，是中国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多、成交效果最好的综合性国际贸易盛会。自2007年4月第101届起，广交会由中国出口商品交易会更名为中国进出口商品交易会，由单一出口平台变为进出口双向交易平台。

中国进出口商品交易会由48个交易团组成，有数千家资信良好、实力雄厚的外贸公司、生产企业、科研院所、外商投资/独资企业、私营企业参展。中国进出口商品交易会贸易方式灵活多样，除传统的看样成交外，还举办网上交易会(VirtualExpo，Online Exhibition)。

广交会分三期举行，每期都有不同的参展范围：

第一期：大型机械及设备、小型机械、自行车、摩托车、汽车配件、化工产品、五金、工具、车辆（户外）、工程机械（户外）、家用电器、电子消费品、电子电气产品 、计算机及通讯产品、照明产品、建筑及装饰材料 、卫浴设备、进口展区 

第二期：餐厨用具、日用陶瓷、工艺陶瓷、家居装饰品、玻璃工艺品、家具、编织及藤铁工艺品、园林产品 、铁石制品（户外）、家居用品、个人护理用具、浴室用品、钟表眼镜 、玩具、礼品及赠品、节日用品、土特产品（109届新编入）

第三期：男女装、童装、内衣、运动服及休闲服、裘革皮羽绒及制品、服装饰物及配件、家用纺织品、纺织原料面料、地毯及挂毯、食品、医药及保健品、医疗器械、耗材、敷料、体育及旅游休闲用品、办公文具、鞋、箱包 

琶洲广交会展馆创下两项“世界第一”：

① 单体展馆面积最大——39.5万平方米

② 钢横架跨度世界最长——每个展厅的顶部由六个长达126.6米的大跨度预应力张弦梁钢管桁架支撑着，是世界上跨度最大的钢横架。 广交会（琶洲）展馆广场面积超过2.2万平方米，以展览、展示、表演和大型集会为主要使用功能。绿化率高达48.7%，整体设计与自然和谐融洽。

参加出国展览要注意些什么？

1、企业选择展览会应和自身的营销、出口目标结合起来。一般来说，参加专业性的、有影响的大型展览会要比综合性的博览会效果好一些。

2、由于现代专业展览业细分化程度越来越高，企业参展时，展品应和展览会的主题相一致。

3、参展人员应为懂外语的业务人员，以利于谈判。

4、将样品、货单及宣传材料准备齐全，以取得更好的展示与贸易效果。

5、有进出口经营权的企业才能参加出国展览。

出国参展该如何办理手续和签证？

作为一家要去国外参加展览会的企业，如何办理相关人员的出国手续和签证，自然是他们非常关心的问题。鉴于我国政府目前对出入境管理还相对比较严格，展览行业的行政审批制度依然存在，参展人员如何办理出国手续还需要依据其所持有的护照类型来决定： 

私人护照

私人护照由公安部出入境管理局及其在各地的派驻机构签发，私人护照持有者申请签证手续相对较为简便。大致程序如下：

    拿到展览会正式邀请函→联系到使馆→签证预约→面签→取签证 

在此过程中，参展人员需要了解以下几点： 

1．展览会正式邀请函由中国组团方统一向展览会索要，并在参展人员向组团方交齐费用后下发，参展人员也可要求国外客户帮助其出具邀请函，但签证风险相对较大。 

2．有些国家使领馆需要预约签证时间，如美国、德国等，有些国家则不需要，如英国等。参展人员可以自行安排时间前去面试。预约签证时通常需要提供申请人护照号、姓名、出生日期，签证预约电话不需要申请人亲自拨打。

3．通常持私人护照的签证申请者应在其所在领区的使领馆接受签证官面试，许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州三地。也有些国家不接受本人预约，如日本，必须要求申请人将材料送至指定签证代办机构，由其统一办理。 

4．有些国家对在一段时间内去过该国的申请人提供免面谈服务。

5．有些国家要求申请人在面试当天以现金形式交纳签证费，也有些国家需提前交纳到指定代收银行，如美国需提前交纳到中信实业银行。 

6．有些国家在申请人面试结束后1小时内即可颁发签证，如美国。也有些国家需要一周后颁发签证，如德国、意大利，申请人可以委托他人代取签证。

7．申请人面试时，通常需要携带以下材料（特指如参展之类的商务签证）：填写完整的签证表、护照、展览会主办方出具的正本邀请函、展览会参展摊位证明、展览会参展摊位费发票、申请人所在单位出具的经济担保函、申请人名片、身份证及户口本原件、复印件、结婚证书、在职证明、申请人所在单位营业执照复印件、信用证明以及所从事的商务活动的证明文件、申请人曾去过其他国家并回国的签证页的复印件、申请人所拥有的财产照片（例如：住房，汽车等）、申请人银行存款证明及国际信用卡等。 

因公普通护照 

因公普通护照由外交部及其在各地人民政府外办签发，因我国政府目前对因公出国管理较严，许多私营及民营企业的参展人员尚未具备申领因公普通护照的资格，故参展人员应先向其单位所在地的人民政府外事办公室咨询自身企业是否具备申领因公普通护照的资格。若具有该资格，则可以按照因公护照的手续申请签证。 

因公护照持有者申请签证手续相对较为繁琐，大致程序如下：组团单位下发出国任务通知书及出国任务批件→参展单位在当地政府及相关部门办理出国任务确认件及政审手续→办好后将材料交至当地政府外办或组团方→由当地政府外办或组团方统一送签→由当地政府外办或组团方统一取签证。 

需要注意的是，因为主要出展国家都是分领区受理签证，各领区的签证需要由申请人委托当地人民政府外办送签。 

如何在展会中有效提高公司的知名度？ 

在一定规模的展览会中，几百个展位堆在一起，也许有上万名参观者蜂拥而至，如何让更多的参观者注意到您的公司确实要花一点心思。以前，很多参观者是到了现场才临时决定参观什么展位，那么布置新颖的展位确实能吸引到这类参观者的注意。但现在，越来越多的参观者会事前大概定好需要参观的展位。如不事先做好准备，这些参观者也许就会与您擦身而过。据调查，参观者参观那些曾经在展前寄发过邀请函的参展公司比参观其他公司的展位机会大4倍，可见展前做好宣传十分重要。除了发邀请函外，还有其他一些办法可以更有效的提高参展公司的知名度，不妨一试。 

最常用的办法是准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给您想邀请的参观买家，让他们必须到您的展位上才能凑成完整的一份礼品。事实证明这种办法确实能有效的提高参展商对某个展位的访问率。

现在有很多展览的入场证是用挂绳挂在使用者的脖子上，一些参展商十分巧妙地在这上面做文章，制作印有自己公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者，由于这些挂绳通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上。参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为该公司作宣传。 

有的参展商会制作一些小册子，介绍展会当地的交通、旅游、食宿、风俗等情况，免费派发给展会参观者。由于相当一部分参观者远道而来，参展之余确实想在展会当地和周围四处走走，这些小册子正好能帮上大忙，所以十分受欢迎，这也间接地让参观者对印制和派发这些小册子的公司产生好感。

展览会如何介绍产品？ 

广告宣传： 

广告宣传在整个展览过程扮演着重要角色，专业展览管理公司认为参展厂商须在展览前1-3个月左右在专业杂志上刊登至少一篇以上的参展报导，然后将该报导重印并寄给目前及潜在顾客群，并加附信提醒顾客该公司产品将于展会中展出，同时也可附赠由展览组织公司提供的且印有公司名称及摊位号码的展览贵宾卡。

网页宣传：

越来越多的展览赞助单位提供参展厂商与展览网页的链接，参展者可借此来提高公司知名度，参观者亦可在线上提出技术问题，或与厂商确认展览期间的约谈。厂商可在网页上刊登展览产品图片或主题，并列出未来展览一览表。如此一来，不仅可以方便客户做参观规划，并可由图片提高展览现场辨识度。同时厂商亦可下载产品示范，上网者可先在网路上简单了解厂商的产品，再至会场取得详细资料。

“谨慎选择，及时决定，用心准备，完善后续服务”是保证参展效果的要诀，相信参加综合、专业展会可以给企业发展带来许多营销机会，是不容错失的拓销手段。

参加国际展最好能在一年前即开始准备，并将整年计划划分为四个阶段，依序完成，方能达至预期的理想目标。

以下为多家专业展览后勤服务公司的经验，供厂商参考。  
    （一）12个月前

1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；  
    （二）9个月前

1、设计展览结构；2、取得展览管理公司的设计批准；3、选择并准备参展产品；4、与国外潜在客户及目前顾客联络；  
    （三）6个月前

1、以广告或邮件等进行推广活动；2、确定旅行计划；3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；5、安排展览期间翻译员；6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；  
    （四）3个月前

1、继续追踪产品推广活动；2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；3、将展位结构设计做最后的决定；4、计划访客回应处理程序；5、训练参展员工；6、排定展览期间的约谈；7、安排展览现场或场外的招待会；8、购买外汇；  
    （五）四天前

1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；2、搭乘飞机至目的地；  
    （六）三天前

1、抵达饭店登记；2、视查展览厅及场地；3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；4、指示运输承包商将物品运送至会场；5、连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪；6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；7、访问当地顾客；  
    （七）两天前

1、确定所有物品运送完成；2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；3、布置展位；4、将所有活动节目做最后的审定；  
    （八）一天前

1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；2、将促销用品发送直接分配中心；3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；  
    （九）展览期间

1、尽早到展览现场；2、于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；3、实地观察后尽早预约明年场地；4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复。一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；6、每日与员工进行简报；7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应；  
    （十）展览结束

1、监督摊位拆除；2、处理商机；3、寄出谢卡。